Faktura to dokument księgowy, który pełni kluczową rolę w ewidencjonowaniu transakcji handlowych. Jest ona wystawiana przez sprzedawcę i stanowi potwierdzenie sprzedaży towaru lub usługi. Faktura zawiera szczegółowe informacje, takie jak dane sprzedawcy oraz nabywcy, numer identyfikacyjny NIP, datę transakcji, opis produktu lub usługi, cenę jednostkową, łączną wartość oraz naliczone podatki. Wystawianie faktur jest obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i rozliczają się z podatku VAT. Dokument ten stanowi podstawę do prawidłowego księgowania przychodów oraz obliczania należności podatkowych.
Wyróżnia się kilka rodzajów faktur, które różnią się zastosowaniem oraz wymogami prawnymi. Faktura VAT to najczęściej stosowany dokument w obrocie gospodarczym, który umożliwia odliczenie podatku naliczonego. Inne typy faktur to faktura korygująca, faktura pro forma oraz faktura uproszczona. W obrocie międzynarodowym często stosuje się również faktury w walutach obcych. Każda z tych form musi spełniać określone wymogi formalne, aby była uznana za poprawny dokument księgowy. Przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania faktur przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
W dobie cyfryzacji coraz więcej firm korzysta z faktur elektronicznych, które zastępują tradycyjne dokumenty papierowe. E-faktury pozwalają na szybkie i bezpieczne przesyłanie dokumentów między kontrahentami, co usprawnia procesy księgowe oraz redukuje koszty związane z archiwizacją. Automatyzacja procesów fakturowania za pomocą specjalistycznego oprogramowania pozwala na uniknięcie błędów oraz zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak podpis elektroniczny i systemy OCR, faktury mogą być generowane, przesyłane i przechowywane w sposób zgodny z wymogami prawnymi, jednocześnie minimalizując czas potrzebny na ich obsługę.
