Podatki freelancera zależą przede wszystkim od tego, na jakiej podstawie pracujesz: w ramach działalności nierejestrowanej, na umowach zlecenia lub o dzieło czy na własnej firmie, wystawiając faktury. Od tego wyboru zależy też, ile zapłacisz składek ZUS, czy dotyczy Cię VAT i jakich terminów musisz pilnować. Poniżej zebraliśmy zasady obowiązujące w 2026 roku – stawki, progi, terminy i dokumenty.
Działalność nierejestrowana, umowy czy własna firma
Działalność nierejestrowana to najprostszy sposób, by sprawdzić, czy ktoś zapłaci za Twoje usługi. Od 2026 r. limit jest kwartalny: 225% płacy minimalnej, czyli 10 813,50 zł przychodu w kwartale. Skorzystasz z niej, jeśli przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziłeś firmy. Nie płacisz z tego tytułu ZUS ani zaliczek – prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży, a dochód rozliczasz raz w roku w PIT-36 według skali. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na rejestrację w CEIDG.
Umowy zlecenia i o dzieło sprawdzają się przy pojedynczych projektach. Podatek rozlicza zleceniodawca: odejmuje 20% kosztów uzyskania przychodu (przy przeniesieniu praw autorskich w działalności twórczej – 50%), pobiera zaliczkę według stawki 12%, a do końca lutego przekazuje Ci informację PIT-11.
Różnica dotyczy składek. Jeśli nie masz innego tytułu do ubezpieczeń, np. etatu z co najmniej płacą minimalną, ze zlecenia obowiązkowe są ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne, a chorobowe jest dobrowolne. Student przed 26. urodzinami nie płaci ze zlecenia składek. Umowa o dzieło co do zasady nie rodzi składek, chyba że wykonujesz ją dla własnego pracodawcy. Ulga dla młodych (zwolnienie z PIT do 85 528 zł rocznie przed 26. urodzinami) obejmuje zlecenie zawarte z firmą, ale nie dzieło ani działalność gospodarczą.
Własna firma, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza, to rozwiązanie na stałą współpracę z firmami (tzw. B2B) i przychody powyżej limitu. Daje wybór formy opodatkowania i ulgi w ZUS na początek, ale oznacza obowiązek opłacania składek i prowadzenia ewidencji. Co zapisać w kontrakcie z klientem, wyjaśniamy w tekście o umowach i formalnościach freelancera.
| Forma pracy | Podatek | Składki ZUS | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|---|
| Działalność nierejestrowana | Skala, rozliczenie raz w roku w PIT-36 | Brak | Na start, przy przychodzie do 10 813,50 zł w kwartale |
| Umowa zlecenia | Zaliczkę 12% pobiera zleceniodawca, koszty 20% | Emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne; chorobowe dobrowolne | Pojedyncze zlecenia |
| Umowa o dzieło | Jak przy zleceniu; koszty 20% albo 50% przy prawach autorskich | Co do zasady brak | Projekty z konkretnym rezultatem |
| Jednoosobowa działalność (B2B) | Skala, podatek liniowy 19% albo ryczałt | Od ulgi na start do pełnego ZUS; zawsze zdrowotne | Stała współpraca z firmami |
Podatki freelancera na własnej firmie: skala, liniowy czy ryczałt
Skala podatkowa obowiązuje, jeśli nie wybierzesz innej formy. Podatek dochodowy płacisz wtedy od dochodu (przychód minus koszty): 12% do 120 000 zł i 32% od nadwyżki. Kwota zmniejszająca podatek 3600 zł sprawia, że pierwsze 30 000 zł dochodu jest w praktyce wolne od podatku. Tylko na skali rozliczysz się wspólnie z małżonkiem. Składka zdrowotna to 9% dochodu.
Podatek liniowy to 19% dochodu bez względu na jego wysokość, ale bez kwoty wolnej, wspólnego rozliczenia z małżonkiem i ulgi na dziecko. Składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu, a zapłacone składki zdrowotne odliczysz w 2026 r. do kwoty 14 100 zł. Ta forma ma sens raczej przy wysokich dochodach, gdy na skali część dochodu wpadałaby w stawkę 32%.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych płacisz od przychodu, bez odliczania kosztów, więc pasuje do usług bez dużych wydatków. Stawka zależy od rodzaju usługi według klasyfikacji PKWiU:
- 12% – usługi IT wymienione w ustawie, m.in. związane z oprogramowaniem, doradztwo w zakresie sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz zarządzanie sieciami i systemami informatycznymi,
- 14% – specjalistyczne projektowanie (PKWiU 74.1) oraz usługi architektoniczne i inżynierskie,
- 15% – m.in. usługi reklamowe i badania rynku, usługi fotograficzne, przetwarzanie danych oraz tłumaczenia wykonywane poza wolnym zawodem,
- 17% – wolne zawody, m.in. tłumacz, który pracuje osobiście i nie zatrudnia innych osób do tłumaczeń,
- 8,5% – pozostałe usługi, dla których ustawa nie przewiduje innej stawki.
Przy grafice i copywritingu wiele zależy od klasyfikacji konkretnej usługi (np. usługi reklamowe – 15%, specjalistyczne projektowanie – 14%), więc przed wyborem ryczałtu sprawdź ją z księgowym. Ryczałt wybierzesz, jeśli przychód w poprzednim roku nie przekroczył 2 mln euro. Składka zdrowotna jest tu stała, a połowę zapłaconych składek zdrowotnych odejmujesz od przychodu.
Przykład: programista na ryczałcie 12%, który zafakturował w miesiącu 10 000 zł, od całej kwoty zapłaciłby 1200 zł. Faktycznie zapłaci mniej, bo przed obliczeniem ryczałtu odejmuje od przychodu zapłacone składki społeczne i połowę składki zdrowotnej.
| Skala podatkowa | Podatek liniowy | Ryczałt | |
|---|---|---|---|
| Stawka | 12% do 120 000 zł, 32% od nadwyżki | 19% | Od 8,5% do 17% w typowych usługach (IT: 12%) |
| Kwota wolna | Tak – kwota zmniejszająca podatek 3600 zł | Nie | Nie |
| Wspólne rozliczenie z małżonkiem | Tak | Nie | Nie |
| Składka zdrowotna w 2026 r. | 9% dochodu, co najmniej 432,54 zł | 4,9% dochodu, co najmniej 432,54 zł | 498,35 / 830,58 / 1495,04 zł miesięcznie (roczny przychód do 60 000 zł / do 300 000 zł / wyższy) |
| Zeznanie roczne | PIT-36 | PIT-36L | PIT-28 |
Formę opodatkowania zmienisz oświadczeniem do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym uzyskasz pierwszy przychód w roku (przy pierwszym przychodzie w grudniu – do końca roku). Uważaj przy przejściu z etatu na B2B: jeśli dla obecnego lub byłego pracodawcy robisz to samo, co na etacie w tym samym roku, tracisz prawo do podatku liniowego, a do ryczałtu – także wtedy, gdy etat był w poprzednim roku.
ZUS freelancera w 2026 roku
Nowy przedsiębiorca nie płaci od razu pełnego ZUS. Kwoty w tabeli to miesięczne składki na ubezpieczenia społeczne w 2026 r.; składka zdrowotna dochodzi zawsze, także w czasie ulgi na start.
| Etap | Jak długo | Składki społeczne miesięcznie |
|---|---|---|
| Ulga na start | 6 pełnych miesięcy od rozpoczęcia działalności | 0 zł – płacisz tylko składkę zdrowotną |
| Składki preferencyjne | 24 miesiące (po uldze na start albo od początku działalności) | 420,86 zł, z chorobowym 456,18 zł (podstawa 1441,80 zł) |
| Mały ZUS Plus | Do 36 miesięcy w ciągu 60, jeśli przychód w poprzednim roku nie przekroczył 120 000 zł | Zależnie od dochodu – podstawa od 1441,80 zł do 5652 zł |
| Pełny ZUS | Po okresie ulg | 1788,29 zł z Funduszem Pracy, z chorobowym 1926,76 zł (podstawa 5652 zł) |
Ubezpieczenie chorobowe jest dla przedsiębiorcy dobrowolne (2,45% podstawy), ale bez niego nie dostaniesz zasiłku chorobowego ani macierzyńskiego. W czasie ulgi na start nie ma ubezpieczeń społecznych, więc nie ma zasiłków, a okres ten nie liczy się do emerytury. Ulga na start i składki preferencyjne nie przysługują, jeśli w ostatnich 60 miesiącach prowadziłeś firmę albo pracujesz dla byłego pracodawcy przy tym, co robiłeś u niego na etacie w tym lub poprzednim roku.
Raz w roku przysługują wakacje składkowe: przez jeden wybrany miesiąc nie płacisz składek społecznych (zdrowotną tak), jeśli m.in. zgłaszasz do ubezpieczeń najwyżej 10 osób łącznie z sobą. Jeśli równolegle masz etat z co najmniej płacą minimalną (4806 zł brutto w 2026 r.), z działalności płacisz tylko składkę zdrowotną. Składki opłacasz do 20. dnia następnego miesiąca.
Przykład: freelancer na skali podatkowej, w okresie składek preferencyjnych i bez chorobowego, którego miesięczny dochód nie przekracza 4806 zł, płaci co miesiąc 853,40 zł: 420,86 zł składek społecznych i 432,54 zł składki zdrowotnej. Po przejściu na pełny ZUS będzie to co najmniej 2220,83 zł (1788,29 zł + 432,54 zł).
VAT i KSeF – kiedy dotyczą freelancera
Na start zwykle możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT: od 2026 r. limit sprzedaży wynosi 240 000 zł rocznie (przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku – proporcjonalnie). Zwolnienie nie dotyczy m.in. usług prawniczych, doradczych (poza doradztwem rolniczym), jubilerskich i ściągania długów. Tracisz je od czynności, przy której przekroczysz limit. Możesz też z niego zrezygnować, rejestrując się jako czynny podatnik VAT (formularz VAT-R) przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną. Więcej o stawkach i zwolnieniach piszemy w tekście o podatku VAT.
Czynny podatnik VAT rozliczający się miesięcznie do 25. dnia każdego miesiąca wysyła JPK_VAT z deklaracją za poprzedni miesiąc i płaci podatek.
Od 2026 r. faktury dla firm wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Odbierać je przez KSeF trzeba od 1 lutego 2026 r., a wystawiać – od 1 kwietnia 2026 r., także przy zwolnieniu z VAT. Jeśli sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF; od 1 stycznia 2027 r. system obowiązuje wszystkich. Faktur dla osób prywatnych nie musisz wystawiać w KSeF. W 2026 r. za błędy w KSeF nie ma kar, a rządowy projekt z 20 października 2026 r. odracza je do końca 2027 r.
Terminy i dokumenty
Najważniejsze daty w kalendarzu freelancera:
- do 20. dnia miesiąca – składki ZUS za poprzedni miesiąc oraz zaliczka na podatek albo ryczałt (przy wpłatach kwartalnych – do 20. dnia po kwartale; za grudzień lub IV kwartał – do 20 stycznia),
- do 25. dnia miesiąca – JPK_VAT z deklaracją i zapłata VAT, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT,
- do końca lutego – informacje PIT-11 od zleceniodawców za poprzedni rok,
- od 15 lutego do 30 kwietnia – zeznanie roczne: PIT-36 (skala, także działalność nierejestrowana), PIT-36L (podatek liniowy) albo PIT-28 (ryczałt),
- do 20 maja – roczne rozliczenie składki zdrowotnej w dokumentach ZUS za kwiecień.
Na skali i podatku liniowym prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, a na ryczałcie – ewidencję przychodów. Przechowuj faktury, umowy z klientami i potwierdzenia przelewów. Księgowość możesz prowadzić sam w programie albo oddać biuru rachunkowemu – to wygodniejsze, ale oznacza stały miesięczny wydatek.
Zaliczki, składki i VAT płacisz z wpływów od klientów, dlatego z każdej płatności od razu odkładaj część na osobny rachunek. Jak te koszty wpływają na stawkę w porównaniu z pensją, pokazujemy w tekście o freelancingu i pracy na etacie.
Najczęstsze pytania
Nie zawsze. Jeśli przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziłeś działalności, a przychód w kwartale nie przekracza 10 813,50 zł (limit na 2026 r.), możesz działać bez rejestracji. Możesz też pracować na umowach zlecenia lub o dzieło.
Usługi IT wymienione w ustawie, m.in. związane z oprogramowaniem i doradztwem w zakresie sprzętu i oprogramowania, mają stawkę 12% przychodu. Decyduje klasyfikacja PKWiU konkretnej usługi.
Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy także podatników zwolnionych z VAT. Przy sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie możesz do końca 2026 r. wystawiać faktury poza systemem.
Można, ale jeśli robisz dla niego to samo, co na etacie w tym samym roku, nie skorzystasz z podatku liniowego, ulgi na start ani składek preferencyjnych, a ryczałt tracisz także przy etacie w poprzednim roku.
