Analiza kosztów Rodzajowych w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym „Żefama” w Żninie

Poniższy wpis to analiza kosztów rodzajowych na przykładzie niewielkiego ogrodu działkowego. Na początek jednak przedstawię krótką charakterystykę, oraz historię powstania Ogrodu Działkowego „Żefama” w Żninie.

Idea i geneza ogrodnictwa działkowego

Pomysł utworzenia i rozwoju ogrodów działkowych narodził się na zachodzie Europy w drugiej połowie XIX wieku.  Gwałtowny rozwój przemysłu oraz zmiany cywilizacyjne z jednej strony, z drugiej zaś  prymitywne warunki życia i brak pomocy lekarskiej czy socjalnej, były przyczyną pogarszania się stanu zdrowia większości społeczeństwa.

W obliczu powyższych faktów do głosu doszli lekarze, nauczyciele oraz społecznicy, którzy twierdzili, że zaistniałą sytuacje może uzdrowić tylko wyprowadzenie ludzi na łono natury, z dala od fabryk i robotniczych slumsów.  Tak zrodziła się idea ogrodów działkowych w Europie.

        Ogrodnictwo działkowe obok bardzo ważnego  aspektu zdrowotnego, miało też nie mniej ważny wymiar ekonomiczny. Mniej zamożni mieszkańcy miast mogli w swoich ogrodach działkowych uprawiać warzywa oraz hodować drobny inwentarz domowy, co dla wielu rodzin stanowiło znaczące wsparcie budżetu domowego. Warto tutaj nadmienić, że ogrody działkowe co do zasady udostępniane były ludności bezpłatnie.         

Na ziemiach polskich pierwszy ogród działkowy (Schebergarden) powstał w Grudziądzu w 1897 roku, a głównym jego inicjatorem był lekarz Jan Jałkowski.  Ogród  o nazwie „Słoneczne kąpiele” przeznaczony był dla ludzi biednych, chorych czy bezrobotnych

Charakterystyka ROD Żefama

„Doceniając pozytywną rolę ogrodnictwa działkowego, będącego dziedziną życia społecznego, przyczyniającą się do zaspakajania socjalnych, wypoczynkowych i rekreacyjnych potrzeb społeczeństwa, a zwłaszcza rodzin z dziećmi, emerytów, rencistów i niepełnosprawnych, poprzez kształtowanie warunków dla prowadzenia aktywnego i zdrowego trybu życia oraz ochrony środowiska i przyrody, uznaje się za konieczne zapewnienie dalszego istnienia    i rozwoju rodzinnych ogrodów działkowych, jako stałych elementów infrastruktury gmin, które powinny być uwzględniane w procesie ich rozwoju dla dobra obecnego i przyszłych pokoleń”.

Ustawa z dnia 13 grudnia 2013 r. o rodzinnych ogrodach działkowych

Powyższa sentencja pochodzi z aktualnie obowiązującej ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych. Uchwalona 13 grudnia 2013 roku ustawa reguluje zasady zakładania, funkcjonowania czy likwidacji Rodzinnych Ogrodów Działkowych oraz  prawa i obowiązki działkowców. Przytoczony fragment bardzo dobrze obrazuje istotę, funkcję oraz grono użytkowników Rodzinnego Ogrodu Działkowego „Żefama” w Żninie.

Był to ogród (zlikwidowany w 2015 roku, o czym w dalszej części pracy), w którym działkowcy w przeciwieństwie do innych ogrodów działkowych, bardziej niż na rekreacji skupiali się na uprawianiu na własny użytek warzyw i owoców.

Historia Ogrodu Działkowego Żefama

Ogród działkowy „Żefama”, w którego Żninie dotyczy niniejsze opracowanie, został   utworzony wiosną 1983 roku  na mocy obowiązującej wówczas ustawy  o pracowniczych ogrodach działkowych z dnia 6 maja 1981 roku, i był przeznaczony dla  pracowników Żnińskiej Fabryki Maszyn i Urządzeń Rolniczych w Żninie.

Formalna decyzja o przekazaniu terenu pod pracowniczy ogród działkowy została wydana 27 maja 1983 roku przez ówczesnego Naczelnika Miasta i Gminy Żnin. W związku, z tym że teren, na którym powstał  ogród, był docelowo przeznaczony pod rozbudowę przedsiębiorstwa „Żefam”,  już od momentu utworzenia miał on status tymczasowego.

Z tego też powodu uchwalona w dniu 23 czerwca nowelizacja ustawy z 1981 roku, która zakładała przekazanie działek na wieczyste użytkowanie ich dotychczasowym użytkownikom, nie objęła  ogrodu „Żefama”. Późniejsza sprzedaż zakładu niemieckiemu inwestorowi, również nie napawała optymizmem działkowców.  

        Nowy właściciel zakładu, firma Köhler+Bovenkamp-Polska sp. z o.o  szybko przystąpił do rozbudowy hal produkcyjnych i budynków magazynowych, w wyniku czego część działkowców została pozbawiona możliwości korzystania z ogrodu. Liczba działek malała wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Na początku 2014 roku zapadła decyzja o ostatecznej likwidacji ogrodu, firma zajęła dużą część terenu działek i rozpoczęła tam prace budowlane.

        Formalna likwidacja ogrodu nastąpiła 14 stycznia 2015 roku, kiedy to Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców, przyjęło stosowną uchwałę w tej sprawie. Głównym powodem przedłużającej się procedury likwidacji ogrodu był fakt, że do końca 2015 roku obowiązywał 5-letni okres, na jaki firma Köhler+Bovenkamp-Polska zgodziła się udostępniać swój teren działkowcom. 

Znaczący wpływ na zmianę planów Spółki mogła mieć decyzja Starosty Żnińskiego o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawa własności terenu. Decyzja  Starosty, która  została wydana 24 października 2012 roku, jak się później okazało, miała niekorzystne konsekwencje dla działkowców. Zwrócił na to uwagę Polski Związek Działkowców w uzasadnieniu swojej decyzji o likwidacji ogrodu. 

Napisano tam między innymi, że „mimo działań OZ PZD w Bydgoszczy, właściciel nieruchomości nie zareagował na propozycje podpisania porozumienia z OZ PZD i działkowcami w sprawie warunków likwidacji prawnej ROD. Właściciel nie zgodził się również na podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego”. Poniżej pełen tekst tej przyjętej 14 stycznia 2015 roku uchwały.

Źródło: Uchwała nr. 11/2015 Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców.

Powierzchnia oraz położenie

        Ogólna powierzchnia ROD „Żefama” to zgodnie z kartą rejestracyjną 2,55 ha, natomiast teren jaki pierwotnie zajmowały same działki to 2,40 ha. Do ogrodu w momencie rejestracji należały 83 działki, jednak w miarę upływu czasu ta liczba zmniejszała się. Część działkowców rezygnowała z członkostwa w ROD, a część terenu w miarę rozwoju zakładu, przejmował dzierżawca terenu.

        Rodzinny Ogród Działkowy „Żefama” był przeznaczony dla pracowników Żnińskiej Fabryki Maszyn i Urządzeń Przemysłowych „Żefam” w Żninie, i zlokalizowany na terenie bezpośrednio sąsiadującym z fabryką. Żnin jest 15-sto tysięcznym miastem powiatowym w województwie kujawsko-pomorskim.

Forma prawna oraz statut ogrodu działkowego

        W myśl ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych z dnia 13 grudnia 2013 roku rodzinnym ogrodem działkowym (ROD) jest „wydzielony obszar lub obszary przeznaczone na cele rodzinnych ogrodów działkowych, składające się z działek i terenu ogólnego, służące do wspólnego korzystania przez działkowców, wyposażone w infrastrukturę ogrodową”. W wyżej wymienionej ustawie pojawia się również pojęcie „stowarzyszenie ogrodowe”, jako jednostka organizacyjna zakładająca i prowadząca ROD.

Ustawa o rodzinnych ogrodach działkowych definiuje stowarzyszenie ogrodowe jako „stowarzyszenie w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855, z późn. zm.) powołane wyłącznie w celu zakładania i prowadzenia rodzinnych ogrodów działkowych”. Jednostka organizacyjna, jaką jest ROD, nie posiada osobowości prawnej, ale Polski Związek Działkowy, do którego ogród należy, taką osobowość prawną posiada, dzięki czemu może reprezentować ROD, i występować w jego imieniu np. przed sądem.

        ROD „Żefama”, jako jednostka organizacyjna Polskiego Związku Działkowców, funkcjonuje w oparciu o statut tego stowarzyszenia ogrodowego. Aktualnie obowiązującym statutem jest dokument uchwalony przez XII Krajowy Zjazd Delegatów Polskiego Związku Działkowców w dniu 2 lipca 2015 roku. Statut stowarzyszenia określa między innymi kompetencje oraz tryb powoływania i odwoływania organów statutowych PZD, oraz ROD. Rozdział VI w/w statutu który zatytułowano „Rodzinny Ogród Działkowy”  w całości poświęcony jest zasadom funkcjonowania ROD.

        Zgodnie paragrafem 32 statutu, organami Polskiego Związku Działkowców w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym są: walne zebranie (konferencja delegatów), zarząd, oraz komisja rewizyjna. Walne zebranie jest najwyższym organem PZD w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym. Prawo do uczestniczenia w walnym zebraniu oraz prawo wybierania i bycia wybieranym do organów PZD, ma każdy członek zwyczajny danego ogrodu. Drugim ważnym organem ROD jest zarząd, który zgodnie ze statutem prowadzi sprawy ROD. Ostatnim, wymienionym w statucie organem statutowym jest komisja rewizyjna, która spełnia funkcję kontrolną.

Rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej

        Rodzinny Ogród Działkowy jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, jednak z mocy prawa podlega ustawie o rachunkowości, a co za tym idzie, zobowiązany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz do sporządzania corocznych sprawozdań finansowych. ROD „Żefama” miał stosunkowo małą powierzchnię, a do tego już od momentu powstania miał status ogrodu tymczasowego. Ogród nie posiadał żadnego majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, a niewielkie inwestycje przeprowadzane w ogrodzie, miały na celu jedynie utrzymanie istniejącej infrastruktury, takiej jak ogrodzenie czy instalacja wodociągowa.

        Rachunkowość ogrodu prowadzona była ręcznie na kartach kontowych metodą przebitkową. Ze względu na niewielki budżet jednostki, ale także z powodu małej liczby dokumentów księgowych w roku obrotowym, nigdy nie było potrzeby ani uzasadnienia ekonomicznego do  komputeryzacji prowadzonej księgowości . Zgodnie z wymogiem ustawy, wybrany przez walne zebranie ROD skarbnik, zajmował się ewidencją kasową, natomiast prowadzenie rachunku bankowego zlecono miejscowemu Bankowi Spółdzielczemu.  

Analiza kosztów rodzajowych, zakładowy plan kont

        Rodzinny Ogród Działkowy jako podmiot ustawy o rachunkowości, zobowiązany jest do stosowania zakładowego planu kont. Przesądza o tym artykuł 10 , pkt 3 w/w ustawy, gdzie możemy znaleźć  „wytyczne sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej… zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Aktualnie obowiązujący w ROD plan kont, został zatwierdzony przez Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców uchwałą nr 212/2008, z dnia 15 grudnia 2008 roku. Zakładowy plan kont zawiera:

• zasady rachunkowości
• wykaz kont
• zasady funkcjonowania kont
• zasady wyceny aktywów i pasywów
• zasady ewidencji księgowej
• zasady inwentaryzacji
• zasady opracowania dokumentów księgowych
• zasady gospodarki kasowej
• zasady gospodarki magazynowej
• zasady sporządzania sprawozdań

        Jak już wcześniej wspomniano, ROD „Żefama” był ogrodem małym, nie posiadał żadnych środków trwałych i nie prowadził działalności gospodarczej w żadnej formie. Dlatego prezentowany powyżej plan kont, był wykorzystywany w bardzo małym stopniu. W sporządzanym corocznie bilansie, po stronie aktywów występowały tylko dwie pozycje, kasa oraz rachunek bankowy. Po stronie pasywnej natomiast były to: fundusz statutowy, fundusz rozwoju, fundusz oświatowy oraz wynik finansowy. Na koncie rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, zazwyczaj księgowane były tylko faktury za dostarczoną wodę, a zapisy na tym koncie korespondowały z kontem rodzajowym „zużycie materiałów i energii”. Szczegółowy opis wszystkich kosztów rodzajowych w dalszej części pracy.

 Rachunek wyników

        Każdy podmiot ustawy o rachunkowości, jest zobowiązany do sporządzania przynajmniej raz w roku oficjalnego sprawozdania finansowego z działalności jednostki. Jednym z elementów takiego sprawozdania  jest rachunek zysków i strat, nazywany także rachunkiem wyników. Pierwsza część rachunku wyników to przychody, które w ROD składają się z obowiązkowej składki członkowskiej oraz dodatkowych opłat ustalonych przez walne zebranie ROD.

Następnie wyszczególnione są wszystkie koszty, jakie ogród poniósł w danym roku obrotowym. Różnica pomiędzy przychodami z działalności statutowej i kosztami działania ogrodu, daje wynik finansowy z działalności statutowej, który z kolei po uwzględnieniu przychodów finansowych, obrazuje ostateczny wynik finansowy brutto, a następnie netto.

Koszty funkcjonowania ogrodu

        Wszystkie koszty funkcjonowania ROD „Żefama”, finansowane były ze składek jego członków. Dlatego w interesie działkowców było to, aby koszty te były możliwie jak najniższe, dzięki czemu opłaty wnoszone przez użytkowników działek mogły być symboliczne. W przykładowym 2009 roku składka członkowska wraz z opłatą ustaloną wynosiła rocznie tylko 50 zł. od każdego członka ROD. Wnoszone przez działkowców opłaty, po odliczeniu składki odprowadzanej do Polskiego Związku Działkowców, pozwalały zarządowi ROD na dysponowanie budżetem rocznym nie przekraczającym trzech tysięcy złotych.

 Zużycie materiałów i energii

        Znaczna część wpłacanych przez działkowców środków, przeznaczana była na opłacenie  rachunków za wodę. Ogród działkowy korzystał z jednego wspólnego ujęcia wody, a co za tym idzie koszty zużycia wody były rozłożone w takiej samej części na wszystkich użytkowników działek.  Zużycie wody, w zależności od warunków pogodowych czy ilości opadów atmosferycznych, wahało się i było trudne do przewidzenia w następnych latach. Dlatego zdarzało się że z powodu wysokich rachunków za wodę, ogród notował dużą stratę lub zysk w danym roku obrotowym.

W przypadku znacznych rozbieżności pomiędzy planowanymi a faktycznymi kosztami, zarząd ROD, na corocznym walnym zebraniu, rekomendował działkowcom zwiększenie lub zmniejszenie składki na kolejny rok.  Pozwalało to z jednej strony na utrzymanie płynności finansowej, a z drugiej strony zapobiegało nadmiernemu gromadzeniu środków na rachunku bankowym, co w przypadku niespodziewanej likwidacji ogrodu byłoby niekorzystne dla działkowców.

        Pozostałe wydatki które ujmowane były w koncie zużycie materiałów i energii to zakup materiałów biurowych wykorzystywanych przez skarbnika czy księgowego. Były to jednak kwoty nieznaczne, a wydatki tego typu nie występowały każdego roku. Okresowo zdarzały się również drobne naprawy ogrodzenia lub instalacji wodociągowej. Były one jednak przeważnie wykonywane społecznie przez samych działkowców, a koszty zakupu niezbędnych materiałów były również niewielkie.

 Usługi obce

        Na koncie usługi obce księgowane były wyłącznie opłaty jakie ROD ponosił w związku z prowadzeniem rachunku bankowego. W 2009 roku, Bank Spółdzielczy z którym ogród podpisał umowę o prowadzenie rachunku bankowego, pobierał miesięczną opłatę 7 zł. Do tego dochodziły opłaty za przelewy, wypłaty, oraz za wydawanie czeków. Reasumując, roczny koszt  prowadzenia rachunku bankowego, a tym samym koszt usług obcych ogrodu, oscylował w granicach 90 zł.

 Wynagrodzenia

        Kolejnym stałym kosztem ponoszonym corocznie przez ROD „Żefama” były wynagrodzenia. Przeważnie była to tylko jedna pozycja, umowa o dzieło którą ogród podpisywał z osobą spoza ogrodu, wynajętą w celu zaksięgowania dokumentów z całego roku, oraz sporządzenia sprawozdania finansowego. Kwota 300 zł brutto na jaką opiewała umowa biorąc pod uwagę wykonywane zlecenie, była bardzo korzystna dla ogrodu. Niskie koszty obsługi księgowej, pozwalały utrzymać łączny koszt funkcjonowania ROD na zadowalającym poziomie,  dzięki czemu obciążenie finansowe działkowców było niewielkie.

        W roku 2009 w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym „Żefama” przeprowadzono remont ogrodzenia oraz instalacji wodociągowej. Dlatego ogród zanotował wyższe koszty wynagrodzeń w roku 2009. Prace remontowe przeprowadzali pracownicy zatrudnieni na jednorazowych umowach o dzieło. Natomiast koszt zakupu niezbędnych materiałów obciążył konto zużycie materiałów i energii.

 Koszty podróży

        Przynależność ogrodu działkowego do Polskiego Związku Działkowców, powodowała konieczność okresowych wizyt członków zarządu oraz księgowych, w siedzibie Okręgowego Zarządu PZD. Raz w roku PZD przeprowadzał specjalne szkolenia dla księgowych wszystkich podległych  sobie ogrodów, oraz w innym terminie, zebranie prezesów. Rodzinny Ogród Działkowy „Żefama” jako podstawowa jednostka organizacyjna  PZD, składała coroczne sprawozdania finansowe w Okręgowym Zarządzie PZD w Bydgoszczy, co również wiązało się z osobistą wizytą księgowego w okręgowym biurze PZD. Odległość, jaka dzieli Żnin i Bydgoszcz to ok. 45 km. Dlatego łączne koszty wymienionych wyżej wyjazdów służbowych nie były wysokie, a do tego członkowie zarządu w celu obniżenia kosztów przejazdu, przeważnie korzystali z komunikacji publicznej.

Analiza kosztów rodzajowych, podsumowanie

        Na podstawie powyższego opracowania możemy stwierdzić, że ewidencjonowanie kosztów w układzie rodzajowym jest bardzo praktycznym rozwiązaniem. Zidentyfikowanie konkretnego rodzaju poniesionego kosztu i przypisanie go do odpowiedniego konta księgowego, nie powinno sprawiać większych trudności nawet mniej doświadczonemu pracownikowi księgowości.

Sporządzenie sprawozdania finansowego, a przede wszystkim rachunku wyników w wariancie porównawczym, wprost bazuje na kosztach i przychodach przeniesionych na koniec roku do konta wynik finansowy. Rachunek kosztów w układzie rodzajowym jest bardzo „przejrzysty”, oraz nie wymaga dodatkowego rozliczania kosztów , jak ma to miejsce w wariancie kalkulacyjnym.

Nie oznacza to, jednak że wariant rodzajowy jest lepszy od wariantu funkcjonalno-kalkulacyjnego, czy od tzw. wariantu rozszerzonego, zakładającego prowadzenie rachunku kosztów równocześnie w dwóch wariantach. Podstawową przesłanką do wyboru takiego czy innego rodzaju ewidencji kosztów jest optymalne zaspokojenie wszystkich potrzeb informacyjnych jednostki gospodarczej.

        Przytoczony tutaj przykład niewielkiego ogrodu działkowego pokazuje jak takie małe jednostki „non profit”, właśnie dzięki zastosowaniu rodzajowego wariantu kosztów, mogą łatwo uporać się z wyzwaniem, jakim niewątpliwie jest prowadzenie tzw. pełnej księgowości. Podobna sytuacja może mieć miejsce w niewielkich wspólnotach mieszkaniowych, które również podlegają ustawie o rachunkowości.