Faktura pro forma to dokument handlowy, który pełni funkcję oferty lub wstępnego potwierdzenia warunków transakcji między sprzedawcą a nabywcą. W przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani podstawą do rozliczenia podatkowego. Jej głównym celem jest dostarczenie klientowi informacji o szczegółach zamówienia, takich jak cena, ilość towarów lub usług, termin dostawy oraz warunki płatności. Dzięki temu odbiorca może zapoznać się z warunkami współpracy i podjąć decyzję o realizacji zamówienia.
Faktura pro forma jest często stosowana w transakcjach międzynarodowych oraz przy zamówieniach o wysokiej wartości. Umożliwia ona klientowi dokonanie przedpłaty na poczet przyszłej dostawy, co stanowi zabezpieczenie dla obu stron transakcji. Wystawienie faktury pro forma nie oznacza jeszcze finalizacji sprzedaży – dopiero po jej akceptacji przez kupującego oraz wpłaceniu należności przedsiębiorca wystawia właściwą fakturę VAT. W niektórych przypadkach dokument ten jest również wykorzystywany w celach celnych, zwłaszcza w imporcie i eksporcie towarów, gdzie może służyć jako deklaracja wartości przesyłki.
W dobie automatyzacji procesów biznesowych coraz więcej firm korzysta z elektronicznych faktur pro forma, które można szybko generować i wysyłać za pomocą systemów księgowych. Takie rozwiązania usprawniają komunikację między kontrahentami i eliminują ryzyko błędów. Faktura pro forma powinna zawierać kluczowe informacje o transakcji, ale musi także wyraźnie wskazywać, że nie jest dokumentem księgowym. W praktyce przedsiębiorcy często oznaczają ją frazą „Faktura pro forma – dokument niewystawiony do celów księgowych” lub dodają inne podobne adnotacje.
