Z tego wpisu dowiesz się, czym jest organizacja formalna i nieformalna. Formalna organizacja to wzór relacji i zadań określonych przez oficjalne zasady, polityki i systemy. Ma na celu osiąganie celów organizacji w sposób racjonalny i efektywny. Zwykle jest przedstawiony na schematach organizacyjnych.
SPIS TREŚCI
Elementy struktury organizacyjnej
Specjalizacja lub podział pracy odnosi się do zakresu, w jakim praca organizacji jest podzielona na różne zadania, które mają być wykonane przez różne osoby. Adam Smith (1776) argumentował, że podział pracy zwiększa produktywność, zwiększając umiejętności i zręczność każdego pracownika, oszczędzając czas, który jest zwykle tracony na zmienianie zadań i tworzenie wynalazków i maszyn oszczędzających pracę.
Specjalizacja prowadzi do efektywnego wykorzystania siły roboczej, zwiększonej standaryzacji oraz rozwoju wiedzy pracowników poprzez powtarzanie zadania. Jednak powtarzalność pracy może prowadzić do zmniejszenia satysfakcji i motywacji z pracy, niskiej produktywności, absencji, dużej rotacji personelu i niskiej jakości wyników.
Zakres kontroli odnosi się do liczby pracowników podlegających bezpośrednio przełożonemu. Wąska rozpiętość oznacza, że przełożony jest odpowiedzialny za niewielką liczbę pracowników, podczas gdy szeroki zakres kontroli oznacza, że przełożony kieruje dużą liczbą pracowników.
Dzięki szerszemu zakresowi kontroli pracownicy mają zwykle większą swobodę i dyskrecję. Z drugiej strony wąskie zakresy kontroli zwykle prowadzą do wysokiego poziomu nadzoru.
Efektywny zakres kontroli powinien zapewniać pracownikowi pewien stopień swobody, a jednocześnie posiadanie jakiejś formy wskazówek przełożonego powinno wymagać pomocy
Organizacja formalna i nieformalna, inne definicje
Mintzberg (1979) stwierdza, że optymalny zakres kontroli zależy od wielu czynników, w tym od stopnia specjalizacji, podobieństwa zadań, rodzaju dostępnych informacji, potrzeby autonomii, bezpośredniego dostępu do przełożonych oraz umiejętności i doświadczenia zarówno przełożonych, jak i pracowników.
Poziomy hierarchiczne, liczbę poziomów i zakres hierarchii określają relacje raportowania w organizacji od góry do dołu. Organizacje o stosunkowo niewielkiej liczbie poziomów nazywane są strukturami płaskimi, podczas gdy te z wieloma poziomami nazywane są strukturami wysokimi. Istnieje związek między liczbą poziomów w hierarchii a zakresem kontroli.
Wraz ze wzrostem zakresu kontroli hierarchia maleje i odwrotnie, gdy rozpiętość maleje, hierarchia rośnie.
Klasyczni teoretycy rozwinęli „podział pracy” Adama Smitha. Odnosi się to do sposobu, w jaki organizację można podzielić na wyspecjalizowane obszary, które są następnie grupowane w celu utworzenia działów.
Nie ma jednego najlepszego sposobu wyodrębnienia działów, który można zastosować we wszystkich organizacjach lub we wszystkich sytuacjach. Zastosowany typ będzie zależał od danej sytuacji i od tego, co według dyrektora generalnego (CEO) przyniesie firmie najlepsze wyniki.
Zalety formalnej organizacji
• Jedność celów i wysiłku
• Jasna hierarchia dowodzenia i kontroli
• Dobrze zdefiniowane relacje, obowiązki i odpowiedzialność
• Stabilność i przewidywalność
• Wspomaga koordynację i kontrolę
Niedogodności:
• Mniej innowacyjne i adaptacyjne
• Więcej formalności i braku elastyczności
• Wolniejsze podejmowanie decyzji
• Nieskuteczne przepływy informacji
• Brak indywidualnego spełnienia
W nieformalnej organizacji ludzie tworzą małe grupy i stosunki społeczne oraz rozwijają niestandardowe, nieformalne sposoby załatwiania spraw. Grupy społeczne rozwijają wzorce zachowań, przekonania i cele, które różnią się od wymagań formalnej organizacji, a czasem są im przeciwne.
Nieformalna organizacja istnieje, ponieważ:
• Relacje formalne są uważane za zbyt bezosobowe
• Spełnia ludzkie potrzeby przyjaźni i przynależności
• Bezpieczeństwo grupy zapewnia jednostce wsparcie psychologiczne
• Zapewnia podstawę władzy tym, którzy są niezadowoleni z ich oficjalnego wpływu
• Formalna organizacja nie jest uważana za wystarczająco wydajną lub elastyczną.
Nieformalna organizacja, zalety:
• Może usprawnić komunikację
• Może używać nieoficjalnych, ale skutecznych metod
• Może zapewnić większą satysfakcję osobistą
• Bardziej elastyczny i adaptacyjny
Niedogodności:
• Władza kierownicza może zostać podważona
• Cele grupowe mogą być sprzeczne z celami organizacyjnymi
• „Grapevine” może prowadzić do plotek i plotek
• Lojalność może dotyczyć raczej grupy niż organizacji.
Organizacja formalna i nieformalna, podsumowanie
Każdy rodzaj organizacji ma swoje zalety i wady. Jednak organizacja formalna ma o wiele więcej plusów. Dysponuje odpowiednim zapleczem i wiedzą. Dodatkowo posiada atrybut legalności, co może być bardzo pomocne w niektórych sytuacjach.
