Wraz z rozwojem technologii cyfrowych, informatyzacją firm i urzędów, a także wszechstronnym dostępem do sieci rozwinęły się rozwiązania, które znacznie ułatwiają nam życie. Doskonałym przykładem jest podpis elektroniczny, który możemy złożyć bez wychodzenia z domu. To spora oszczędność czasu podczas kontaktów z firmami i instytucjami. Czym dokładnie jest podpis elektroniczny? Skąd go wziąć i jak w bezpieczny sposób z niego korzystać?
SPIS TREŚCI
Do czego służy podpis elektroniczny
Podpisy elektroniczne zdecydowanie ułatwiają nam życie na różnych polach. Są bowiem honorowane w urzędach, w kontaktach biznesowych i w wielu sytuacjach, w których jeszcze do niedawna konieczne było osobiste składanie podpisu. Podpis elektroniczny z punktu widzenia przepisów prawa ma taką samą moc jak dokumenty, które były podpisywane odręcznie.
Jednym z powszechnie stosowanych podpisów jest profil zaufany, za pomocą którego można podpisywać wiele dokumentów w kontaktach z urzędami. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy profil zaufany nie wystarczy, wtedy konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny to najwyższy poziom, jeśli chodzi o zabezpieczenia. Składa się go za pomocą specjalnego, kwalifikowanego urządzenia, które oparte jest na rozbudowanych certyfikatach bezpieczeństwa. Nowością, stosowaną od niedawna, jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który wykorzystuje dane znajdujące się w chmurze – nie trzeba więc już fizycznie posiadać urządzenia do podpisu, wszystko odbywa się za pomocą zaszyfrowanych systemów.
Na czym polega elektroniczne podpisywanie dokumentu
Elektroniczne podpisywanie dokumentów jest bardzo przydatne w wirtualnych kontaktach w firmami i urzędami. W czasach, gdy obowiązywały jedynie własnoręczne podpisy, obieg dokumentów bywał mocno wydłużony. Każdy dokument należało wydrukować, złożyć własnoręcznie podpis, a następnie podpisany, oryginalny dokument wysłać do odbiorcy. Mogło to trwać nawet kilka dni, co w sytuacjach, gdy ważny był czas, było wyjątkowo problemowe.
Podpis elektroniczny skraca czas obiegu dokumentów. Obie strony jakiejkolwiek umowy czy urzędowej korespondencji mogą dosłownie w ciągu kilku chwil wymienić się podpisanymi w sposób ważny dokumentami. Aby podpisać elektronicznie dokument, zwykle trzeba mieć odpowiednie, certyfikowane urządzenia oraz oprogramowanie. Mogą się one nieco różnić szczegółami, jednak ich funkcjonalność jest dosyć podobna. Każdy dostawca urządzeń i usług związanych z elektronicznym podpisem kwalifikowanym dostarcza również szczegółowe instrukcje, jak sprawnie podpisać każdy dokument.
Kwalifikowany podpis elektroniczny można kupić u wyspecjalizowanych dostawców, tak zwanych usług zaufania. Liczba takich firm jest ograniczona, wszystkie znajdują się w specjalnym rejestrze. Koszt podpisu elektronicznego to około 300 złotych. Zanim zdecydujemy się na rozwiązanie u konkretnego dostawcy, warto sprawdzić, czy ma on prawo do sprzedawania kwalifikowanych certyfikatów.
Trzeba również pamiętać, że podpis elektroniczny nie jest ważny bezterminowo – po pewnym czasie konieczne jest odnowienie podpisu elektronicznego, co wiąże się z dodatkowymi opłatami. Choć podpis elektroniczny kosztuje, zdecydowanie warto w niego zainwestować. Z pewnością zwróci się w postaci znacznej oszczędności czasu.
Jakie mogą być zastosowania podpisu elektronicznego
Podpis elektroniczny ma coraz szersze zastosowanie w różnych dziedzinach życia. Sprawdza się w kontaktach między obywatelami a urzędami, można za jego pomocą podpisywać dokumenty, wnioski, a także inne pisma, które kiedyś wymagały wyłącznie własnoręcznego podpisu.
Z podpisu elektronicznego korzystają również firmy, które podpisują między sobą umowy handlowe, wysyłają faktury i inne istotne dokumenty. Dzięki podpisowi elektronicznemu czas obiegu dokumentów znacznie się skraca, a co za tym idzie – ułatwiona jest współpraca, a faktury, które szybciej są przesyłane, szybciej są również opłacane.
