System informacyjny można określić jako uporządkowany układ odpowiednich elementów, połączonych wzajemnie określonymi relacjami, charakteryzujący się pewnymi właściwościami. System informacyjny, w którym do komunikacji oraz przetwarzania danych wykorzystuje się techniki komputerowe, nazywamy systemem informatycznym. W tym artykule opisuje systemy informacyjne wspomagające zarządzaniem.
SPIS TREŚCI
Elementy systemu informacyjnego
Do podstawowych elementów systemu informacyjnego należą:
- Nadawca informacji
- Odbiorca informacji
- Zbiory informacji
- Kanały informacji
- Techniki przetwarzania informacji
Funkcje systemu informacyjnego
Systemy informacyjne pełnią wiele różnych funkcji.
Do najważniejszych funkcji systemu informacyjnego zaliczamy:
- Gromadzenie informacji
- Przetwarzanie informacji
- Przechowywanie informacji
- Prezentowanie informacji
- Przesyłanie informacji
Komputeryzacja systemów informacyjnych stała się faktem już wiele lat temu. Dziś pewnie nikt nie wyobraża sobie sprawnie działającego systemu informacyjnego, który nie opierałby się na nowoczesnej technologii. Powszechnie już stosowane systemy informatyczne skutecznie wspomagają zarządzanie zarówno finansami jak i księgowością w przedsiębiorstwie
Systemy informacyjne wspomagające zarządzanie, podstawowe zalety
Korzyści, jakie niesie za sobą komputeryzacja systemów informacyjnych w zarządzaniu finansami i księgowością są nieocenione. Do podstawowych z nich możemy zaliczyć:
- Możliwość tworzenia zintegrowanych systemów obsługujących wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa
- Łatwość dostępu do potrzebnych informacji
- Znaczne przyspieszenie komunikacji pomiędzy nadawcą i odbiorcą informacji
- Zwiększenie ilości danych, które można gromadzić i przetwarzać
- Ograniczenie błędów, które pojawiały się w trakcie gromadzenia czy przetwarzania danych tradycyjnymi metodami
Systemy informacyjne wspomagające zarządzanie, główne wady
Pomimo ogromnych korzyści, jakie niesie za sobą komputeryzacji systemów informacyjnych, można doszukać się także kilku negatywnych aspektów. Zaliczymy do nich przede wszystkim:
- Nadmierne uzależnienie się od technologii
- Wysoki koszt wprowadzenia systemu związany z zakupem sprzętu i oprogramowania
- Konieczność przeprowadzania dodatkowych szkoleń pracowników obsługujących nowe systemy
- Prawnie wymagana archiwizacja dokumentów nie zawsze jest możliwa czy dozwolona w wersji elektronicznej
Zintegrowane systemy informatyczne (ZSI)
Komputeryzacja poszczególnych segmentów systemu informacyjnego była krokiem milowym w ich rozwoju. Jednak prawdziwą rewolucję przyniosło wprowadzenie zintegrowanych systemów informatycznych, które obejmowały swoim zasięgiem wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa.
Analogiczna sytuacja miała miejsce po wprowadzeniu pierwszych komputerów, które już same w sobie stanowiły ogromną wartość, jednak połączenie pojedynczych komputerów w sieć dało efekt synergii i znacznie rozszerzyło ich zastosowania.
Zintegrowany system informatyczny to system komputerowy (zbiór programów) wspomagający zarządzanie, obsługujący wszystkie obszary zarządzania przedsiębiorstwem. ZSI może mieć strukturę:
- Modułową (składającą się z niezależnych od siebie, choć współpracujących ze sobą aplikacji)
- Zintegrowaną (składające się z jednej bazy danych oraz jednej platformy biznesowej)
Na rynku istnieje wiele firm oferujących różnego rodzaju systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. W zależności od indywidualnych potrzeb możliwe jest nabycie pełnego systemu lub tylko pojedynczego modułu.
Z powodu wysokich kosztów wdrożenia, zastosowanie zaawansowanych i bardzo rozbudowanych systemów, nie będzie miało uzasadnienia ekonomicznego w małych firmach. Wiele zależy tutaj więc od zasobności konta firmowego danego przedsiębiorcy.
Systemy informacyjne wspomagające zarządzanie w księgowości
Długie listy dostawców czy odbiorców znajdą swoje miejsce w kartotekach programu. Szybkie znalezienie potrzebnego w danej chwili kontrahenta umożliwia poręczna funkcja wyszukiwania. Naliczanie pracownikom należnych wynagrodzeń, potrącanie podatku czy składek na ubezpieczenie, jest dziś o wiele szybsze, łatwiejsze i mniej narażone na potencjalne pomyłki.
Naprzeciw przedsiębiorcom wyszedł również ZUS. Program PŁATNIK, który jest zintegrowany z systemem informatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, może być ciekawym rozwiązaniem zwłaszcza dla małych firm, które nie dysponują własną aplikacją tego typu.
Użytkownicy programu otrzymują pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program umożliwia płatnikom składek tworzenie, weryfikację i wysyłanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych, a przy tym jest zupełnie darmowy.
